各院（系、部）团委（总支）：
团省委对我省团员的基本信息采集和电子档案录入工作现已开始。为进一步做好团内基本信息统计工作，准确掌握各级团组织、团员、团干部的基本情况，我校团员基础数据统计工作正逐步展开，为做好2010年团员统计相关工作，确保我校统计工作的顺利开展，现将有关事宜通知如下。
一、统计软件说明
“共青团基本信息数据采集系统”软件是由团中央组织开发的“共青团基本信息数据采集系统”，并于今年在全国范围内正式部署使用该系统：系统由“团组织管理”、“团干部管理”、“团员管理”、“数据交换”、“系统管理”五个应用模块组成，用于各级团组织对团的各类数据信息进行采集，并将采集到的数据逐级上报。该软件的信息采集功能，要求一人一号（身份证号），并对身份证号的真实性进行自动识别，减少了数据填写的随意性，提高了数据统计的准确性。
二、流程介绍
1、安装登录软件。各单位请登录团省委网站，获取软件（内含系统软件、使用说明和培训视频），http://www.sdyl.gov.cn/html/32009.shtml，首次登录系统时，需要正确选用相应的软件版本。领导版和基层版中选择“使用共青团基层组织数据采集系统”；在“是否为乡镇（街道）团委（团工委）”选项中选择“否”； 各团支部的团组织代码请根据各团委（总支）分配的编码方案填写；各团支部的团组织简称为班级号。
2、全面采集信息。进入系统后，就可以在“团组织管理”、“团干部管理”、“团员管理”中进行相应信息采集和设置管理工作，各团支部和专业负责人要将三项信息准确填加后方可生成上报文件。即在“团组织管理”模块中，各团支部和团委（总支）的负责人要对上报来的数据进行逐项汇总，即对“基本信息”、“下辖团组织信息”和“团员数据信息”三项数据填写要完整、规范；在“团干部管理”中团干部不仅要包含负责共青团工作的教师信息，还应包含学生团干部，具体到各院（系、部）的团委学生会的主要干部和各团支部书记、组织委员、宣传委员及其他支部委员的信息；“团员管理”中团员(包括研究生)指所有未满28周岁的学生信息，包括党员及预备党员。
3、上报信息。信息的采集和录入分为主动录入和接收下级上报两种方式，各团支部可以通过基于Excel的《共青团基层组织团员基本信息采集模板》方式上报给上一级团委（团总支），也可以选择主动录入的方式，逐条增加团员信息，最终将本级数据的上报文件（cyl格式）给上一级负责人。
4、完成上报数据。在信息采集完成后，即可通过软件的“数据交换”模块里的“接受下级上报文件”和“生成上报文件”功能生成本级数据的上报文件（cyl格式），上报校团委，完成统计工作。
三、工作要求
1、加强领导。新的统计系统对团情统计工作提出了新的更高的要求，各单位要选配工作认真、责任心强、具有统计工作经验和一定计算机操作能力的同学负责，确保专人负责、责任到人。
2、保证质量。本次团员统计工作涉及内容比较具体，请各院（系、部）团委（总支）和班级支部严格按照统计条目相关要求认真填写，反复核对，确保填写信息的准确和真实（为保证各项统计信息能顺利进行软件录入，身份证号码务求精确无误）。
3、加强保密。按照团中央要求，建立规范的安全保密制度，各单位在报送数据时，不得使用互联网、非保密U盘等方式，确保数据资料安全；各单位负责统计工作的负责人不得将学生信息用于其它用途，要为同学的个人隐私保密。
4、按时上报。请各院（系、部）团委（总支）于2010年11月20日前，将上报文件电子版（cyl格式）报送至校团委，如有问题请联系5687015，联系人：王老师。
共青团哈尔滨工业大学（威海）委员会
2010年11月3日
附：共青团哈尔滨工业大学（威海）基本信息管理系统编码方案
一、编码规则
团情统计软件编码为该团组织被赋予的具有唯一性的固定代码，为层次型结构编码，每３位为一层，每一层表示一级团组织，每个团组织编码由上一级团组织编定。如团中央组织部为各省级团委、各系统团工委等编定代码，团省委组织部为团市委、省直机关团工委等编定代码，校团委为学校各院（系、部）团委（总支）编定代码，各院（系、部）团委（总支）为各团支部编定代码等，例如：
团山东省委000.015←—————— 由团中央编定
哈尔滨工业大学（威海）团委000.015.132←———— 由团省委编定
汽车工程学院团委000.015.132.001←—— 由校团委编定
汽车工程学院某专业000.015.132.001.xxx←xxx由汽院团委编定
汽车工程学院某团支部000.015.132.001. xxx.xxx←xxx由汽院团委编定
二、各院（系、部）团委（总支）编码
团组织名称
| 团组织机构代码
|
基础学部团委
| 000.015.132.000
|
汽车工程学院团委
| 000.015.132.001
|
信息科学与工程学院团委
| 000.015.132.002
|
管理学院团委
| 000.015.132.003
|
计算机科学与技术学院团委
| 000.015.132.004
|
外国语学院团委
| 000.015.132.005
|
数学系团总支
| 000.015.132.006
|
海洋学院团委
| 000.015.132.007
|
材料科学与工程学院团委
| 000.015.132.008
|
光电科学系团总支
| 000.015.132.010
|
软件学院团总支
| 000.015.132.011
|
船舶工程学院与土木工程系团委
| 000.015.132.012
|
人文学院团总支
| 000.015.132.014
|
