各院（系、部）团委（总支）：
为进一步做好团内基本信息统计工作，准确掌握各级团组织、团员、团干部的基本情况，团中央组织开发了“共青团基本信息数据采集系统”，并于日前在全国范围内正式部署使用该系统。为确保我校统计工作的顺利开展，现将有关事宜通知如下。
一、系统简介
“共青团基本信息数据采集系统”软件由团组织管理、团干部管理、团员管理、数据交换、系统管理，共五个应用模块组成，用于各级团组织对团的各类数据信息进行采集，并将采集到的数据逐级上报。系统在老版本软件只统计数字的基础上，新增了对团员（指所有未满28周岁的学生信息，包括党员及预备党员）、团干部个人（包括各支部书记，组织委员，宣传委员及其他支部干部）的信息采集功能，要求一人一号（身份证号），并对身份证号的真实性进行自动识别，减少了数据填写的随意性，提高了数据统计的准确性。
二、时间范围
本次信息采集数据的时间范围为2009年1月1日起至2009年12月31日止。
三、工作流程
1、逐级动员部署。请各单位及时下载安装“共青团基层组织数据采集系统”软件，并召开团支部书记专题会议，全面部署统计工作。请务必采集全体团员的信息，尤其是在外地的学生，按班级进行信息采集，采集时请大家严格按照录入标准登记信息，争取系统审核一次性通过。
2、抓好学习培训。各单位在接到通知后要立即通过软件使用说明和培训视频展开自学，尽快了解新版统计软件的主要功能和使用方法。校团委将加强工作指导，确保各单位统计人员熟练掌握软件使用方法和工作流程。
3、分配组织编码。在确认校团委为各单位分配的组织代码同时，各单位还要根据实际情况，为各支部设定组织代码（编码方案见附件）。
4、安装登录软件。各单位请登录团省委网站，获取软件（内含系统软件、使用说明和培训视频），http://www.sdyl.gov.cn/html/32009.shtml，首次登录系统时，需要填写组织简称，请根据校团委下发的团组织代码，填写组织代码，并设置登录密码。
5、全面采集信息。进入系统后，就可以在团组织管理、团干部管理、团员管理中进行相应信息采集和设置管理工作。信息的采集和录入分为主动录入和接收下级上报两种方式，各团支部可以通过基于Excel的《共青团基层组织团员基本信息采集模板》方式上报给各团总支后，再导入统计系统。采集过程中，务必保证组织和团员、团干部信息的真实、完整。
6、完成上报数据。在信息采集完成后，即可通过软件的数据交换模块里的生成上报文件功能生成本级统计数据的上报文件（cyl格式），上报校团委，完成统计工作。
四、工作要求
1、加强领导。新的统计系统对团情统计工作提出了新的更高的要求，时间紧，任务重，涉及面广，各单位要高度重视，周密部署，抓好各项工作的落实。要选配工作认真、责任心强、具有统计工作经验和一定计算机操作能力的同志负责统计工作，确保专人负责、责任到人。
2、保证质量。用新版软件采集信息过程中，要严格按照填报说明，如实填写，认真审核，并注意与前段时间统计数据进行对比，确保统计数据真实、准确、完整。
3、加强保密。按照团中央要求，建立规范的安全保密制度，各单位在报送数据时，不得使用互联网、非保密U盘等方式，确保数据资料安全。
4、按时上报。请于2010年6月3日前，将上报文件电子版（cyl格式）报送至校团委。
共青团哈尔滨工业大学（威海）委员会
2010年5月27日
附件：共青团哈尔滨工业大学（威海）基本信息管理系统编码方案
一、编码规则
团情统计软件编码为该团组织被赋予的具有唯一性的固定代码，为层次型结构编码，每３位为一层，每一层表示一级团组织，每个团组织编码由上一级团组织编定。如团中央组织部为各省级团委、各系统团工委等编定代码，团省委组织部为团市委、省直机关团工委等编定代码，校团委为学校各院（系、部）团委（总支）编定代码，各院（系、部）团委（总支）为各团支部编定代码等，例如：
团山东省委000 015←—————— 由团中央编定
哈尔滨工业大学（威海）团委000 015 132←———— 由团省委编定
汽车工程学院团委000 015 132 001←—— 由校团委编定
汽车工程学院某团支部000 015 132 001 xxx← 由各学院团委编定
二、共青团哈尔滨工业大学（威海）委员会组织编码
000.015.132
三、各院（系、部）团委（总支）编码
团组织名称
| 团组织机构代码
|
基础学部团委
| 000.015.132.000
|
汽车工程学院团委
| 000.015.132.001
|
信息科学与工程学院团委
| 000.015.132.002
|
管理学院团委
| 000.015.132.003
|
计算机科学与技术学院团委
| 000.015.132.004
|
外国语学院团委
| 000.015.132.005
|
数学系团总支
| 000.015.132.006
|
海洋学院团委
| 000.015.132.007
|
材料科学与工程学院团委
| 000.015.132.008
|
光电科学系团总支
| 000.015.132.010
|
软件学院团总支
| 000.015.132.011
|
船舶工程学院与土木工程系团委
| 000.015.132.012
|
人文学院团总支
| 000.015.132.014
|
