关于做好学生档案管理工作的通知
各学院：
为加强学生档案管理工作，充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用，实现学生档案管理的规范化、标准化、科学化，结合《哈尔滨工业大学（威海）学生档案管理规定》，现将学生档案管理的相关工作通知如下：
一、设立兼职档案管理员
请各学院于6月25日之前按照要求设立兼职档案管理员，负责本、硕学生档案管理工作，可由1人或多人兼任。组织档案管理员填写《附件1：学生档案管理人员登记表》（纸质版学院留存）同时将《附件2：学生档案管理员统计表》电子版发邮箱：hgdwhjy@163.com
二、在校生档案管理
请各学院在9月5日之前整理好在校生档案，包括本科生档案、研究生档案、以及历史遗留档案，核对档案材料与学生本人信息是否一致，并仔细查看档案材料是否齐全，如缺少材料务必进行补办，并将相关补办材料及时归档。填写《附件3：档案管理表》。
奖励、处分材料等及时放入学生档案，奖励材料包括在校期间获得各级表彰奖励的材料，包括优秀毕业生等荣誉称号的登记表，各类奖学金登记表及其他获奖评审证明材料。处分材料包括在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分材料，包括学生处分决定书、学生处分登记表、学生申诉复查结论及解除处分材料。
三、毕业生档案转递管理
毕业学生档案一般应包含以下材料：入学材料、学习材料、学籍材料、毕业材料、学位材料、奖励材料、处分材料、组织材料、体检材料、工作材料、其他具有保存价值的学生个人材料。按要求完成毕业生档案装填、登记、发寄工作，及时更新《附件3：档案管理表》中的发寄等信息。
对已经完成分专业、降级等出现学籍异动学生的档案，请及时整理检查并完成校内转接。填写《附件4：档案材料移交单》
四、档案管理核查
在校生档案管理核查时间：2022年9月6日-9月16日
2022届毕业生档案管理核查时间：2022年6月31日-7月8日
档案管理.zip
学生工作部（处）
2022年6月23日
